Het moment van archiveren is weer aangebroken. Maar hoe maak je in een hybride tijdperk, een handig systeem waar iedereen mee overweg kan en alles in terug vindt? Lees verder.
Archiveren en opruimen
Gezien het einde van het jaar nadert, is het de hoogste tijd om documenten een plek te geven in een (digitaal) archief. In onze webshop vind je alles wat je nodig hebt om je werk te kunnen doen, maar ook om je werk te archiveren of op te ruimen. Van ordners en insteekmappen, tot labelmakers en papiervernietigers. Ook kun je bij OfficeCentre handige Really Useful Boxes® verkrijgen. Deze duuzame boxes zijn beschikbaar in veschillende formaten en kleuren. Erg stevig, stapelbaar en de ideale oplossing voor ruimtegebrek thuis of op kantoor.
Hybride tijdperk
Met het vele thuiswerken, kan het zijn dat de dagelijkse werkzaamheden omtrent archivering wat zijn verwaterd. Het is daarom extra belangrijk om ervoor te zorgen dat zowel je digitaal als fysiek archief overeenkomen in structuur. Daarbij behoort het correct opbergen van documenten bij niemand zijn favoriete bezigheden, maar kun jij aan de hand van onze tips deze klus ook makkelijk klaren.
Onze tips voor archiveren
1. Start met het verzamelen van je documenten. Wellicht ligt het één op kantoor en het ander thuis. Loop dus alle lades en kasten door, maar ook e-mails, USB-sticks en cloudsystemen zoals Google Drive.
2. Vervolgens ga je aan de slag met het sorteren. Gooi weg wat je weg kunt gooien en bewaar enkel de laatste (digitale) versie. Voor het vernietigen van vertrouwelijke documenten, maak je gebruik van een papiervernietiger van ten minste veiligheidsniveau 3.
3. Zorg vervolgens voor structuur in je archief. Voor zowel je papier als digitaal archief, is het aan te raden de mappenindelingen overeen te laten komen. Zo vind je makkelijk en snel je documenten in het archief terug.