Hybride werken is populair in ondernemingen en het MKB. Wat is hybride werken precies? Waarom zou u het invoeren? Wat zijn de voordelen voor u als werkgever? En hoe regelt u het in 2022? Bekijk een uitleg en 8 tips om hybride werken te laten werken voor uw bedrijf!
Wat is de betekenis van hybride werken?
Hybride werken is een verschijnsel waarbij thuiswerken wordt afgewisseld met werken op kantoor of op andere plaatsen. Steeds meer Nederlanders willen hybride werken. Hoewel hybride werken veel vrijheid geeft, is het niet ongrijpbaar. U kunt met uw werknemers duidelijke afspraken maken over werklocaties, werktijden en bereikbaarheid. Op die manier houdt u als werkgever de controle en zijn de verwachtingen duidelijk voor uw werknemers.
Waarom wordt hybride werken steeds populairder?
Hybride werken heeft veel voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. Bovendien verwachten steeds meer werknemers dat ze op een hybride manier kunnen werken. Uit onderzoek van I&O Research blijkt dat:
Maar waarom zou u daar als werkgever aan beginnen? 8 goede redenen voor hybride werken zijn onder andere:
1) Een beter evenwicht tussen werk en privéleven
Hoewel grenzen bewaakt moeten worden, vinden veel werknemers het prettig om sneller te kunnen schakelen tussen werk en privé-taken. Zo is er meer tijd voor de kinderen, sport en andere privé-zaken. U bent tenslotte eerder thuis.
2. Verbeterde concentratie en productiviteit
Veel werknemers die thuis werken hebben gemerkt dat ze meer gedaan krijgen in minder tijd. Op een kantoor bent u immers gemakkelijker afgeleid door collega's en minder productief door alle sociale druk om voortdurend beschikbaar te zijn. Thuiswerken geeft meer rust, zodat uw werknemers langer geconcentreerd kunnen werken.
3. Meer motivatie
Werknemers die kunnen werken op tijden die hen goed uitkomen zijn meestal gemotiveerder dan degenen die zich aan vaste kantoortijden moeten houden. Dit gevoel van vrijheid leidt tot een hogere productiviteit.
4. Minder ziektedagen
Als iemand ziek is, kan hij of zij vaak toch nog vrij goed thuis werken. Zo profiteren zowel de werknemer als het bedrijf: de werknemer hoeft geen vakantiedag op te maken en kan verder om goed werk af te leveren, terwijl het bedrijf geen vervanger hoeft te zoeken.
5. Lagere kosten
Als u uw werknemers vaker thuis laat werken, kun je besparen op kantoorhuur en meubilair. U bespaart ook op koffie, lunch en andere extraatjes die horen bij het hebben van mensen op kantoor.
6. Minder milieubelasting
Minder pendelende werknemers betekent ook een kleinere ecologische voetafdruk. Er zijn immers minder auto's op de weg en minder CO2 uitstoot.
7. Grotere tevredenheid van werknemers
Werknemers die een goed evenwicht tussen werk en privéleven hebben zijn meestal gelukkiger en tevredener met hun baan. Dat leidt tot hogere productiviteit en minder verloop.
8. Betere aanwervingsperspectieven
Thuiswerken is een extraatje dat toptalent kan aantrekken. Steeds meer mensen zijn immers op zoek naar banen die flexibele werkregelingen bieden.
Er zijn veel voordelen aan hybride werkregelingen - zowel voor werkgevers als voor werknemers. Twijfelt u nog om hybride werken in uw bedrijf in te voeren? Waar moet u rekening mee houden als u uw werknemers structureel thuis wilt laten werken? Bekijk de 6 aandachtspunten bij thuiswerken voor werkgevers.
Bent u bereid om de sprong te wagen of bent u al begonnen met hybride werken? Zorg er dan voor dat u alles op orde hebt om er het beste van te maken. Maak gebruik van het onderstaande stappenplan.
8 stappen om hybride werken te laten werken in 2022
Hybride werken kan men niet zomaar op zijn beloop laten. Wat is er nodig om thuis- en kantoorwerk in 2022 met succes te combineren, zonder het welzijn en de productiviteit van uw werknemers in gevaar te brengen? Volg deze 8 stappen:
Tip 1. Bied uw werknemers de middelen die ze nodig hebben om te werken, waar zij zich ook bevinden
Aangezien steeds meer mensen thuis werken, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw werknemers over de middelen beschikken die ze nodig hebben om productief te zijn. Denk hierbij aan een comfortabele en ergonomische werkplek, betrouwbare internettoegang en alle benodigde apparatuur en software.
Door ervoor te zorgen dat uw werknemers beschikken over wat ze nodig hebben om veilig en effectief vanuit huis te werken, kunt u hen helpen productief en betrokken te blijven bij hun werk. Bovendien zult u merken dat werknemers die de mogelijkheid krijgen om thuis te werken loyaler en toegewijder zijn aan hun baan.
Tip 2: Moedig communicatie aan
Het regelen van de juiste communicatiemiddelen is essentieel voor elke werknemer die thuis of op afstand werkt. Een smartphone en laptop zijn een absolute must, want daarmee kan de werknemer voortdurend in contact blijven met kantoor
Het is echter ook belangrijk dat uw werknemers toegang hebben tot andere vormen van communicatie, zoals instant messaging en videoconferencing. Zo kunnen uw werknemers in contact blijven met de rest van het team en effectief samenwerken aan projecten
Tip 3: Zorg voor een ergonomische (thuis)werkplek
Thuiswerken kan een geweldige manier zijn om de productiviteit te verhogen en stress te verminderen, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw thuiswerkplek ergonomisch en veilig is. Volgens de Arbowet moeten werkgevers ervoor zorgen dat alle werkplekken, ook thuiswerkplekken, veilig en gezond zijn. Dit betekent dat u uw werknemers de noodzakelijke werkapparatuur, zoals een bureau, stoel en computer, moet verstrekken of vergoeden. Daarnaast moet u uw werknemers ook informeren over de mogelijke risico's van thuiswerken, zoals spier- en skeletaandoeningen (MSD's) en andere mogelijke gevaren. Door enkele eenvoudige voorzorgsmaatregelen te nemen, kunt u helpen een veilige en gezonde werkomgeving thuis voor uw werknemers te creëren.
Tip 4. Het kantoor als ontmoetingsplaats
De manier waarop we werken verandert, en het kantoor verandert mee. Het kantoor is niet langer een plek waar we van 9 tot 5 achter een bureau zitten. In plaats daarvan wordt het kantoor een plek waar we samen kunnen komen om samen te werken, te brainstormen en te socializen.
Om tegemoet te komen aan de behoeften van de hedendaagse beroepsbevolking, is het belangrijk om flexibiliteit op kantoor te bieden. Dit betekent dat er een ruimte moet worden gecreëerd die zowel comfortabel als functioneel is, met voldoende ruimte voor mensen om te bewegen en op verschillende manieren te werken.
Een belangrijkste stap is het kiezen van het juiste meubilair. Ergonomisch meubilair en verstelbare werkplekken kunnen helpen om een comfortabele en productieve werkomgeving te creëren. Voeg vervolgens voldoende opbergmogelijkheden toe, zodat mensen hun werkplek opgeruimd en georganiseerd kunnen houden.
Tip 5: Zorg voor regelmatige afstemming
Een van de meest voorkomende klachten van mensen die veel thuis werken is het gebrek aan sociaal contact en het verlies van verbondenheid. Wat kunt u hiertegen doen? Als leidinggevende kunt u een heel belangrijke rol spelen, die van verbinder. Blijf verbonden via alle beschikbare communicatiemiddelen. Zelfs elke dag een kort telefoontje plegen naar je medewerkers draagt sterk bij tot de teamgeest.
Het is ook belangrijk om regelmatig met uw team te vergaderen, in levende lijve of op afstand. Zorg voor een vaste structuur van werkvergaderingen binnen uw bedrijf. Zo voorkomt u dat iedereen op zijn eigen eilandje werkt, en zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte blijft van nieuws en ontwikkelingen in het bedrijf.
Tip 6: Maak duidelijke afspraken
Om misverstanden en mogelijke arbeidsgeschillen te voorkomen, maakt u duidelijke afspraken over hybride werk. Dit is ook belangrijk voor uw werknemers. Vermeld bijvoorbeeld de verwachtingen voor bereikbaarheid en wanneer de werknemers op kantoor zullen moeten zijn.
Zorg ervoor dat iedereen begrijpt welke videoconferentie platforms gebruikt zullen worden voor vergaderingen, wat de deadlines zijn voor opdrachten, en hoe het werk onder de teamleden verdeeld zal worden. Door duidelijke verwachtingen te stellen, kunt u ervoor zorgen dat iedereen op schema blijft en productief blijft .Leg alle afspraken vast in een hybride werkovereenkomst en laat uw werknemers die ter goedkeuring ondertekenen.
Tip 7: Luister naar de behoeften van uw werknemers
Als u van hybride werken een succes wilt maken binnen uw bedrijf, is het essentieel om te luisteren naar de behoeften van uw werknemers. Wat zou volgens hen hun werkleven aangenamer en productiever maken? Wat voor training of ontwikkeling zouden ze kunnen gebruiken? Door oplossingen te vragen en te implementeren die rechtstreeks van uw werknemers komen, laat u hen zien dat u in hun welzijn investeert en bereid bent samen te werken om creatieve oplossingen te vinden die voor iedereen werken. Dit zal op zijn beurt bijdragen tot een sterke teamgeest en een positieve bedrijfscultuur, die beide essentieel zijn voor elk succesvol bedrijf.
Extra tip: De WerkMonitor, een gratis online dashboard dat inzichten verzamelt van uw werknemers en van andere deelnemende bedrijven, kan helpen. Meer informatie leest u hier.
Tip 8: Benut de belastingvrije thuiswerkvergoeding in 2022
Werknemers die thuis werken hebben vaak te maken met extra kosten. Bijvoorbeeld voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Om dit te compenseren kunt u de werknemers vanaf 1 januari 2022 een belastingvrije vergoeding geven van maximaal 2 euro per dag. Deze toelage wordt zelfs toegekend als de werknemers slechts een deel van de dag thuis werken.
Laat u adviseren door onze experts
Met deze tips kunt u meteen aan de slag met het organiseren van een hybride werkplek die het welzijn en de productiviteit van uw personeel verhoogt.
Wilt u liever direct advies van ons deskundigen? Wij zijn er om u te helpen de meest effectieve optie voor uw bedrijf en personeel te kiezen. We werken met verschillende leveranciers en kunnen u het hele proces uit handen nemen. Plan vandaag nog een gratis en vrijblijvend consult met een van onze experts.