Kent u het? Terwijl u bezig bent met het schrijven van dat belangrijke rapport, komen er verschillende e-mails binnen, staat er een collega aan uw bureau met een dringende vraag en lijkt uw telefoon maar niet op te houden met trillen. Door deze overvloed aan informatie komt u nauwelijks toe aan de dingen die u echt moet doen. U bent niet de enige; informatiestress is een groeiend probleem.
Wat is informatiestress?
Informatiestress, ook bekend als ‘information overload’ of ‘infobesitas’, is een vorm van stress die wordt veroorzaakt door de grote hoeveelheid informatie die dagelijks op ons afkomt. Sinds de komst van het internet, en in het bijzonder social media, is informatie werkelijk overal. Het gevolg is dat u veel meer informatie binnenkrijgt dan u eigenlijk aankunt. Bovendien kunt u, als u even wordt afgesloten van deze continue informatiestroom (bijvoorbeeld als u uw telefoon vergeet), een sterk gevoel van rusteloosheid ervaren. Dit fenomeen, dat voortkomt uit de angst om iets te missen, wordt ook wel 'informatieangst' genoemd. Het voelt natuurlijk om toe te geven aan deze rusteloosheid en voortdurend te controleren of er nieuwe berichten zijn, maar al die informatie is erg vermoeiend en kan zelfs tot stress leiden.
Focus op het hier en nu
Het is belangrijk dat u zich afvraagt of de informatie die op u afkomt op dat moment echt belangrijk is voor u, en op dat moment. Zo niet, dan kunt u het beter laten wachten. Stel prioriteiten voor uzelf en houd u daaraan.
Sluit u af van onnodige prikkels
Onnodige informatie negeren is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn echter een paar dingen die u kunt doen om het uzelf gemakkelijker te maken. Allereerst kunt u de meldingen op uw telefoon uitzetten. U kunt er ook voor kiezen om op bepaalde tijden van de dag uw gegevens helemaal uit te zetten, zodat u geen meldingen op uw telefoon ontvangt. Laat uw telefoon ook niet op uw bureau liggen als u op uw werk bent, dan is de verleiding om erop te kijken een stuk minder groot. Het kan ook helpen om uw mail op vaste tijdstippen van de dag te controleren, in plaats van uw mailprogramma de hele dag open te laten staan. Zo wordt u niet voortdurend afgeleid door binnenkomende e-mails en kunt u ze beantwoorden op een moment dat ze uw volledige aandacht hebben.
Een opgeruimde mailbox voor een opgeruimd hoofd
Maak er een gewoonte van om aan het begin van uw werkdag uw ontvangen e-mails te lezen en ze onmiddellijk te ordenen. Maak bijvoorbeeld mappen aan met "ter informatie" en "neem actie" en verwijder spamberichten. Maak er ook een gewoonte van om e-mails over voltooide taken te archiveren. Zo krijgt u een beter overzicht van openstaande zaken en creëert u meer rust voor uzelf.
Neem af en toe een pauze
Zelfs als u zich alleen concentreert op wat op dat moment het belangrijkst is, kan de informatie u soms toch duizelig maken. Neem af en toe een kleine pauze om rond te lopen en weg te gaan van uw scherm. Dat zal uw hoofd ondertussen leegmaken en u zult geconcentreerder verder kunnen werken.
Denk ook aan uw privéleven
De bovenstaande tips gaan vooral over informatiestress in een zakelijke omgeving, maar dat wil niet zeggen dat dit verschijnsel niet in uw persoonlijk leven bestaat. Ontvangt u bijvoorbeeld uw zakelijke e-mail op uw telefoon? Zo ja, dan is de kans groot dat u die ook buiten werktijd beantwoordt en het dus moeilijk vindt om uw werk los te laten. U voelt zich misschien verplicht om dit te doen, maar vergeet niet dat u uw rust en vrije tijd echt nodig hebt om goed op uw werk te kunnen functioneren. Kijk daarom alleen naar uw zakelijke mail als u echt aan het werk bent. Laat uw telefoon ook 's nachts niet op uw nachtkastje liggen (of als u de wekkerfunctie gebruikt, zet dan de gegevens uit, zodat u ongestoord kunt slapen).
Zoals u ziet, zijn er genoeg dingen die u kunt doen om een stapje terug te doen wat betreft de informatie die u overdag in u opneemt. Ontdek zelf welke tips voor u het beste werken en creëer wat meer rust in uw hoofd.